📜 سامانه سجاد چیست و چه کسانی به آن نیاز دارند؟

سامانه سجاد (portal.saorg.ir)، پورتال خدمات الکترونیکی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری است. دریافت کد صحت ۲۰ رقمی از این سامانه، پیش‌نیاز قانونی برای ترجمه رسمی مدارک دانشگاه‌های تحت پوشش وزارت علوم است.

اگر مدرک شما از یکی از موارد زیر صادر شده است، باید از سامانه سجاد اقدام کنید:

• دانشگاه‌های دولتی (روزانه و شبانه)
• دانشگاه پیام نور
• مؤسسات آموزش عالی غیرانتفاعی
• دانشگاه‌های علمی-کاربردی
• سایر مراکز تحت نظارت وزارت علوم

نکته مهم: اگر فارغ‌التحصیل دانشگاه آزاد اسلامی یا دانشگاه‌های علوم پزشکی هستید، روند تأیید مدارک شما متفاوت است و باید از طریق مراجع مربوط به خود اقدام کنید.

⚠️ پیش از شروع: این دو مرحله را از هم تفکیک کنید

بر اساس راهنمای مرجع، فرآیند دریافت تأییدیه برای ترجمه رسمی شامل دو مرحله‌ی کاملاً مجزا است که باید به‌ترتیب طی شوند:

1. مرحله‌ی اول – دریافت کد صحت (تأییدیه تحصیلی): این مرحله پیش‌نیاز است و بدون آن امکان دریافت مجوز ترجمه وجود ندارد.
2. مرحله‌ی دوم – دریافت مجوز ترجمه (تأیید مدارک جهت ترجمه رسمی): این مرحله، فایل نهایی است که باید به دارالترجمه ارائه دهید.

نکته کلیدی: انجام مرحله‌ی اول برای همه اجباری نیست. اگر شما پیش‌تر در سامانه ثبت‌نام کرده‌اید، یا فارغ‌التحصیل سال ۱۴۰۴ به بعد هستید (که معمولاً در سامانه سجاد پروفایل کاربری کامل دارند)، می‌توانید مستقیماً به سراغ مرحله‌ی دوم بروید.

📋 مدارک لازم برای ثبت درخواست

پیش از ورود به سامانه، اسکن باکیفیت مدارک زیر را آماده کنید. نکته‌ی بسیار مهم: حجم هر فایل بارگذاری‌شده نباید بیش از ۳۰۰ کیلوبایت باشد و فرمت مجاز شامل png، jpeg یا pdf است.

• عکس پرسنلی جدید با زمینه سفید
• کارت ملی (پشت و رو)
• تمام صفحات شناسنامه
• اصل دانشنامه تحصیلی (پشت و رو)
• ریز نمرات رسمی و کامل تمام ترم‌ها
• کارت پایان خدمت یا معافیت (ویژه آقایان)
• برگه لغو تعهد خدمت (مخصوص فارغ‌التحصیلان دوره روزانه دانشگاه‌های دولتی)

📝 راهنمای گام‌به‌گام دریافت تأییدیه سجاد

گام ۱: ورود به سامانه و ثبت‌نام اولیه

۱. فیلترشکن خود را خاموش کنید و به آدرس portal.saorg.ir مراجعه نمایید.
۲. روی گزینه «ثبت‌نام» در بالای صفحه کلیک کنید.
۳. صفحه قوانین و مقررات نمایش داده می‌شود. آن را مطالعه کرده و تیک «با قوانین گفته‌شده موافق هستم» را فعال کنید و روی «ادامه» کلیک نمایید.
۴. فرم مشخصات اولیه شامل نام، نام خانوادگی، کد ملی و شماره تلفن همراه نمایش داده می‌شود. اطلاعات را وارد کرده و روی دکمه «پیامک» کلیک کنید تا کد فعال‌سازی برای شما ارسال شود.
۵. کد دریافتی را در کادر مربوطه وارد کرده، کد امنیتی صفحه را نیز درج نموده و روی «ارسال» کلیک کنید.

⚠️ هشدار مهم درباره‌ی شماره موبایل و ایمیل: شماره موبایل و آدرس ایمیل در سامانه سجاد باید منحصربه‌فرد باشند. یعنی نمی‌توانید از یک شماره یا ایمیل برای ثبت‌نام چند نفر استفاده کنید. حتماً از شماره‌ای استفاده کنید که به نام خودتان است.

گام ۲: تکمیل اطلاعات هویتی و بارگذاری مدارک

۱. پس از تأیید هویت، سامانه از شما می‌خواهد نام و نام خانوادگی خود را به زبان انگلیسی (دقیقاً مطابق مدرک تحصیلی) وارد نمایید. این اطلاعات در گواهی نهایی تأییدیه و ترجمه رسمی درج می‌شود، پس دقت کنید.
۲. اطلاعات کامل هویتی شامل تاریخ تولد، محل تولد، شماره شناسنامه و سایر جزئیات را وارد کنید. این اطلاعات باید دقیقاً منطبق با شناسنامه و کارت ملی باشد.
۳. در پایین همین صفحه، عکس پرسنلی، تصویر شناسنامه و تصویر کارت ملی خود را بارگذاری کنید. هر سه تصویر باید واضح و بدون خط‌خوردگی باشند و از محدودیت حجم ۳۰۰ کیلوبایت تبعیت کنند.

گام ۳: ورود به پنل کاربری و انتخاب خدمت مورد نظر

۱. پس از تکمیل ثبت‌نام، با کد ملی و رمز عبور خود وارد پنل کاربری شوید.
۲. از منوی خدمات، مسیر «خدمات ← اداره کل امور دانشجویان داخل ← تأیید مدارک تحصیلی دانشگاهی داخل کشور جهت ترجمه رسمی» را انتخاب کنید.
۳. در صفحه‌ای که نمایش داده می‌شود، گزینه «با قوانین گفته‌شده موافق هستم» را انتخاب کرده و روی دکمه «بعدی» کلیک کنید.

گام ۴: تکمیل فرم درخواست کد صحت (تأییدیه تحصیلی)

۱. فرم تأیید مدارک تحصیلی جهت ترجمه رسمی برای شما نمایش داده می‌شود. اطلاعات بازیابی‌شده از فرم ثبت‌نام خود را بررسی کنید. اگر اطلاعات ناقص است، گزینه «ویرایش پروفایل» را انتخاب کرده و آن را تکمیل نمایید.
۲. فیلدهای اجباری مانند «محل صدور شناسنامه»، «استان محل سکونت» و «شهر محل سکونت» را تکمیل کنید.
۳. نوع مدرک دریافتی خود را انتخاب کنید:

• اگر قصد دریافت نامه تأییدیه تحصیلی را دارید، گزینه «دریافت تأییدیه تحصیلی» را انتخاب کنید.
• اگر قصد ترجمه رسمی مدارک (دانشنامه، ریزنمرات تأییدشده، گواهی رتبه فارغ‌التحصیلی و گواهینامه پایان تحصیلات) را دارید، گزینه «دریافت تأیید مدارک تحصیلی جهت ترجمه» را انتخاب کنید.
  ۴. مقطع تحصیلی را انتخاب کنید (مثلاً کارشناسی).
  ۵. نوع دانشگاه را از میان گزینه‌های موجود برگزینید (وزارت علوم، دانشگاه آزاد و …).
  ۶. نام دانشگاه خود را بنویسید.
  ۷. اطلاعات مقطع پایین‌تر (در صورت وجود): اگر در حال دریافت کد صحت برای پایین‌ترین مقطع دانشگاهی خود نیستید (مثلاً می‌خواهید برای کارشناسی ارشد کد صحت بگیرید و مدرک کارشناسی هم دارید)، باید اطلاعات مقطع پایین‌تر را وارد کنید. این اطلاعات شامل محل تحصیل، نوع مقطع، نوع دانشگاه و نام دانشگاه می‌شود.
  ۸. نکته‌ی حیاتی: اگر برای مقطع قبلی کد صحت صادر شده و حداقل ۲۴ ساعت از صدور آن گذشته باشد، کد بصورت خودکار در کادر «کد تأییدیه تحصیلی» نمایش داده می‌شود. اگر کد درج شده باشد، روی دکمه سبز رنگ «افزودن» کلیک کنید تا اطلاعات این مقطع در جدول پایینی نمایش داده شود.
  ۹. رشته تحصیلی خود را وارد نمایید.
  ۱۰. نوع دوره را مشخص کنید (روزانه، شبانه، غیرانتفاعی، مجازی و …).
  ۱۱. شیوه تحصیلی را انتخاب نمایید (اطلاعات این بخش در ریزنمرات قید شده است).
  ۱۲. نوع پذیرش را مشخص کنید. اگر از طریق کنکور وارد این مقطع شده‌اید، گزینه «از طریق آزمون ورودی سازمان سنجش» را انتخاب نمایید. در غیر این صورت، گزینه‌ای را که بیانگر نحوه ورود شما به دانشگاه است برگزینید.
  ۱۳. تاریخ شروع به تحصیل را با استفاده از تقویم مجازی انتخاب کنید. تاریخ شروع به تحصیل برای دانشجویان ورودی نیمسال اول، یکم مهرماه سال ورود به دانشگاه و برای ورودی‌های نیمسال دوم، یکم بهمن‌ماه سال ورود خواهد بود.
  ۱۴. نوع درخواست: اگر اصل دانشنامه خود را در اختیار دارید، گزینه اول یعنی «دریافت کد صحت برای دانشنامه» را انتخاب کنید.
  ۱۵. تصویر دانشنامه مقطع مورد نظر را بارگذاری کنید.
  ۱۶. کادر مربوط به کد امنیتی را با رعایت بزرگی و کوچکی حروف پر کنید.
  ۱۷. در پایان روی دکمه «ارسال» کلیک کنید.

⚠️ نکته‌ی حیاتی درباره ترتیب مقاطع: دریافت کد صحت برای یک مقطع تحصیلی تنها در دو حالت امکان‌پذیر است: آن مقطع، پایین‌ترین مقطع دانشگاهی شما باشد، یا پیش‌تر برای مقاطع پایین‌تر خود کد صحت دریافت کرده باشید. به عبارت دیگر، فرآیند صدور کد صحت باید همواره از پایین‌ترین مقطع دانشگاهی فاقد کد صحت آغاز شود.

گام ۵: پرداخت هزینه و دریافت کد پیگیری

۱. به صفحه پرداخت هدایت می‌شوید. اطلاعات کارت بانکی خود را وارد کرده و روی دکمه «پرداخت» کلیک کنید.
۲. نکته: نیازی نیست کارت بانکی حتماً به نام صاحب مدرک باشد.
۳. در صورت موفق بودن تراکنش، پیام «تراکنش موفق» نمایش داده می‌شود. شماره پیگیری را در جایی یادداشت کنید.
۴. در صورت ناموفق بودن تراکنش، پیغام خطای «پرداخت ناموفق» نمایش داده می‌شود. این خطا به دلیل وارد کردن نادرست اطلاعات بانکی یا بروز مشکل در درگاه پرداخت رخ می‌دهد. در صورتیکه مبلغی از حساب شما برداشت شده باشد، حداکثر طی ۲۴ ساعت آینده به حسابتان بازگردانده می‌شود.

گام ۶: پیگیری وضعیت درخواست کد صحت

۱. پس از ثبت درخواست، از طریق پورتال سازمان امور دانشجویان، سربرگ «کارتابل» را انتخاب کنید تا وضعیت درخواست خود را مشاهده نمایید.
۲. وضعیت درخواست شما می‌تواند یکی از ۴ حالت زیر باشد:

• در حال بررسی: فرآیند بررسی توسط دانشگاه و وزارت علوم هنوز تمام نشده است.
• نیاز به اصلاح از سوی متقاضی: اطلاعاتی را به اشتباه وارد کرده یا مدرکی را اشتباه بارگذاری کرده‌اید. در ستون توضیحات به شما گفته شده است که برای رفع این ایراد چه باید بکنید.
• درخواست رد شده: امکان صدور تأییدیه برای شما وجود ندارد. علت رد شدن در ستون توضیحات درج شده است.
• خاتمه یافته است: تأییدیه تحصیلی شما آماده است.
  ۳. توصیه: بعد از ۲ الی ۳ روز اداری، مجدداً وارد سامانه شوید و وضعیت صدور تاییدیه را بررسی نمایید.

گام ۷: دریافت فایل کد صحت

اگر وضعیت تأییدیه تحصیلی شما «خاتمه یافته است» باشد، می‌توانید با کلیک بر روی «نامه تأییدیه» فایل jpg تأییدیه تحصیلی (کد صحت) را دانلود کنید.

⚠️ هشدار مهم: ممکن است پیامک یا ایمیلی مبنی بر آماده شدن تأییدیه برای شما ارسال نشود؛ بنابراین لازم است خودتان بصورت روزانه به کارتابل مراجعه کنید.

⚠️ هشدار بسیار مهم: این فایل برای ترجمه رسمی کافی نیست. برای ترجمه رسمی مدارک تحصیلی، لازم است مرحله بعدی را نیز طی نموده و فایل تأییدیه مدارک جهت ترجمه رسمی (مجوز ترجمه) را دریافت کنید. در واقع فایلی که الان دریافت کرده‌اید پیش‌نیاز تأییدیه سامانه سجاد جهت ترجمه رسمی است.

گام ۸: دریافت مجوز ترجمه (تأییدیه نهایی)

۱. از منوی بالای سایت، وارد بخش «خدمات» شوید و از زیرمنوی «اداره کل امور دانشجویان داخل»، گزینه «تأیید مدارک تحصیلی دانشگاهی داخل کشور جهت ترجمه رسمی» را انتخاب نمایید.
۲. با قوانین گفته شده موافق نمایید و روی دکمه «بعدی» کلیک کنید.
۳. مقطع تحصیلی مورد نظر خود را که نیاز به مجوز ترجمه رسمی دارد، انتخاب کنید. برای هر مقطع تحصیلی باید این مراحل را بطور جداگانه طی نمایید.
۴. رشته تحصیلی را انتخاب کنید.
۵. گرایش تحصیلی را مشخص کنید.
۶. وضعیت تحصیلی (فارغ‌التحصیل، در حال تحصیل و …) را انتخاب نمایید.
۷. نوع دوره (روزانه، شبانه، غیرانتفاعی، مجازی و …) را مشخص نمایید.
۸. پس از تکمیل اطلاعات، روی «بعدی» کلیک نمایید.
۹. آقایان باید وضعیت نظام وظیفه خود را مشخص کنند و تصویر کارت پایان خدمت یا معافیت را بارگذاری نمایند.
۱۰. پس از طی مراحل، درخواست شما ثبت شده و در کارتابل قابل پیگیری است. وضعیت نهایی می‌تواند یکی از ۴ حالت زیر باشد:
– در حال بررسی: مدارک هنوز در حال بررسی توسط دانشگاه و وزارت علوم هستند.
– درخواست نیاز به اصلاح از سوی شما: اطلاعات یا مدرکی را اشتباه وارد کرده‌اید.
– درخواست رد شده: امکان صدور مجوز ترجمه رسمی برای مدارک شما وجود ندارد.
– خاتمه یافته است: تأییدیه سامانه سجاد برای ترجمه مدارک آماده است.
۱۱. اگر وضعیت به صورت «خاتمه یافته است» نمایش داده شود، روی گزینه «تأییدیه مدرک» کلیک کنید تا فایل نهایی تأییدیه سامانه سجاد برای ترجمه رسمی (مجوز ترجمه) دانلود شود. این فایل همان تأییدیه ترجمه است که باید همراه با اصل مدارک تحصیلی، به دارالترجمه ارائه شود.

⚠️ هشدار: ممکن است برایتان پیامک یا ایمیلی مبنی بر آماده شدن تأییدیه ارسال نشود، بنابراین خودتان باید با مراجعه به کارتابل از آماده شدن تاییدیه تحصیلی مطلع شوید.

🚨 خطاهای رایج سامانه سجاد و راهکارهای رفع آن‌ها

دریافت تأییدیه ترجمه از سامانه سجاد، ممکن است با خطاها و چالش‌هایی همراه باشد که روند کار را متوقف کند. در ادامه، رایج‌ترین خطاها و راهکارهای رفع آن‌ها توضیح داده شده است.

۱. خطای «بازیابی اطلاعات از سامانه ثبت احوال»

علت: اختلال موقت در سامانه سجاد یا وارد کردن اطلاعات نادرست.
راه‌حل:

• ابتدا از صحت اطلاعات وارد شده اطمینان حاصل کنید.
• در صورتیکه اطلاعات درست باشد، مشکل مربوط به اختلال موقت در سامانه سجاد است. اگر عجله ندارید، روز بعد مجدداً امتحان کنید.
• در صورت نیاز فوری، می‌توانید از طریق «پنجره ملی خدمات دولت من» وارد سامانه سجاد شوید.

۲. ورود به سامانه سجاد از طریق «دولت من»

راه‌حل: در صورت عدم موفقیت در ثبت‌نام در سامانه سجاد، یک راه‌حل جایگزین، ورود از طریق وب‌سایت دولت من به نشانی https://my.gov.ir/ می‌باشد. مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. به صفحه ورود سامانه سجاد بروید و روی «ورود از طریق دولت من» کلیک کنید.
۲. شماره موبایل (به نام متقاضی) و کد امنیتی را وارد نمایید.
۳. رمز یکبار مصرفی که به موبایلتان پیامک شده را در این بخش وارد نمایید.
۴. وارد پنجره «دولت من» شوید و از منوی ورود به سامانه‌های ملی و استانی، گزینه «دسته‌بندی وزارتخانه» را انتخاب کنید.
۵. در صفحه بعد، وزارت علوم، تحقیقات و فناوری را پیدا کرده و انتخاب نمایید.
۶. در صفحه بعدی، روی «سازمان امور دانشجویان» کلیک کنید.
۷. در نهایت، در بخش «سامانه جامع امور دانشجویان»، گزینه ورود به سامانه را بزنید تا وارد سامانه سجاد شوید.

۳. خطای «این آدرس ایمیل / شماره موبایل قبلاً در سیستم ثبت شده است»

علت: شماره موبایل و آدرس ایمیل در سامانه سجاد باید منحصربه‌فرد باشد.
راه‌حل: نمی‌توانید از یک شماره یا ایمیل برای ثبت‌نام چند نفر استفاده کنید. از شماره و ایمیل اختصاصی خود استفاده نمایید.

۴. خطای «عبارت امنیتی صحیح نیست»

علت: کدهای امنیتی (reCAPTCHA) در سامانه سجاد، نسبت به حروف بزرگ و کوچک حساس هستند.
راه‌حل: کد امنیتی را دقیقاً با رعایت بزرگی و کوچکی حروف وارد نمایید.

۵. خطای «اطلاعات وارد شده برای تمامی بندهای مقطع مورد نظر باید دقیقاً با اطلاعات وارد شده این مقطع در پروفایل یکسان باشد»

علت: بخشی از اطلاعات وارد شده با داده‌هایی که در پروفایل کاربری‌تان ثبت شده است، همخوانی ندارد.
راه‌حل: اطلاعات مقطع تحصیلی را با اطلاعات پروفایل کاربری خود دقیقاً یکسان‌سازی کنید. اگر نیاز به اصلاح پروفایل دارید، از گزینه «ویرایش پروفایل» استفاده کنید.

۶. خطای «درخواست نیاز به اصلاح از سوی شما دارد»

علت: کارشناس مربوطه پس از بررسی، پیامی با عنوان «نیاز به اصلاح اطلاعات» ارسال کرده است. این ایرادات اغلب به دلیل اشتباه در وارد کردن اطلاعات یا نقص در آپلود مدارک هنگام ثبت درخواست رخ می‌دهند.
راه‌حل: در ستون «توضیحات» کارتابل، جزئیات خطا و نحوه رفع آن ذکر شده است. ایراد اعلام‌شده را اصلاح کرده و سپس درخواست خود را دوباره ارسال کنید.

۷. خطای «کد صحت این مقطع یافت نشد»

علت: این خطا هنگام درخواست صدور کد صحت برای مقطع تحصیلی بالاتر رخ می‌دهد و نشان می‌دهد که مقطع دانشگاهی پایین‌تر شما فاقد کد صحت است.
راه‌حل:

• ابتدا باید از پایین‌ترین مقطع دانشگاهی فاقد کد صحت (مثلاً کاردانی یا کارشناسی) اقدام به دریافت کد صحت کنید.
• نکته: اگر برای مقطع قبلی کد صحت گرفته‌اید ولی همچنان این خطا نمایش داده می‌شود، باید ۲۴ ساعت صبر کنید تا کد در سامانه ثبت شود.
• نکته مهم: اگر مقطع قبلی شما در دانشگاه آزاد بوده و به تازگی از سامانه تأییدیه تحصیلی دانشگاه آزاد کد صحت گرفته‌اید، ممکن است ۲ تا ۳ روز کاری زمان ببرد تا کد صحت از سامانه دانشگاه آزاد به سامانه سجاد ارسال شود. بنابراین باید تا تکمیل این فرآیند منتظر بمانید و سپس برای صدور تأییدیه تحصیلی مقطع بالاتر در سامانه سجاد اقدام کنید.

۸. خطای «ابتدا در مقطع و دانشگاه مورد نظر، تاییدیه تحصیلی دریافت نمایید»

علت: دریافت کد صحت برای اخذ مجوز ترجمه دانشنامه الزامی است. اگر بدون دریافت کد صحت، درخواست تأییدیه ترجمه ثبت کنید، با این خطا مواجه می‌شوید.
راه‌حل: ابتدا باید طبق مراحل آموزشی، کد صحت (مرحله دوم) را از سامانه سجاد دریافت کنید و سپس تأییدیه ترجمه (مرحله سوم) را از همین سامانه بگیرید.

۹. خطای «پرداخت ناموفق»

علت: تراکنش بانکی شما کامل نشده است. این خطا ممکن است به دلیل وارد کردن نادرست اطلاعات بانکی یا بروز مشکل در درگاه پرداخت رخ دهد.
راه‌حل: مجدداً برای پرداخت اقدام کنید. در صورتیکه مبلغی از حساب شما برداشت شده باشد، حداکثر طی ۲۴ ساعت آینده به حسابتان بازگردانده می‌شود.

💡 نکات کلیدی و توصیه‌های نهایی

• حجم فایل‌های بارگذاری‌شده: در تمام مراحل دریافت تاییدیه تحصیلی سامانه سجاد، هر کجا که از شما بارگذاری مدرک خواسته شد، حجم فایل بارگذاری‌شده نباید بیش از ۳۰۰ کیلوبایت باشد و فرمت مجاز شامل png، jpeg یا pdf است.
• ویرایش اطلاعات: اگر اطلاعاتی را به اشتباه وارد بکنید، امکان ویرایش آن در مراحل بعدی وجود دارد؛ اما توصیه می‌شود از ابتدا اطلاعات را با دقت ثبت کنید تا در ادامه فرآیند دریافت تأییدیه سامانه سجاد با مشکل مواجه نشوید.
• پیگیری روزانه: ممکن است پیامک یا ایمیلی مبنی بر آماده شدن تأییدیه برای شما ارسال نشود؛ بنابراین لازم است خودتان بصورت روزانه به کارتابل مراجعه کنید.
• تفکیک دو مرحله: به یاد داشته باشید که کد صحت (مرحله‌ی اول) با مجوز ترجمه (مرحله‌ی دوم) متفاوت است. برای ترجمه رسمی، هر دو مرحله باید طی شوند.
• ترتیب مقاطع: دریافت کد صحت باید همواره از پایین‌ترین مقطع دانشگاهی فاقد کد صحت آغاز شود.

🏢 خدمات مترجم سیتی

پس از دریافت مجوز ترجمه از سامانه سجاد، می‌توانید برای انجام ترجمه رسمی مدارک خود به دارالترجمه مترجم سیتی (پروانه ۱۵۷۰) مراجعه کنید. این مجموعه با تیمی مجرب، آماده ارائه خدمات ترجمه تخصصی و اخذ تأییدات لازم برای شماست.

برای دریافت مشاوره رایگان و اطلاعات بیشتر، با کارشناسان ما تماس بگیرید.